KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur. Od 1 stycznia 2027 r. nowe wymagania obejmą również proces realizacji płatności.
W przypadku określonych płatności pomiędzy czynnymi podatnikami VAT konieczne będzie wskazanie numeru KSeF faktury albo zbiorczego identyfikatora nadanego przez KSeF. Dla organizacji korzystających z Microsoft Dynamics AX 2012 oznacza to konieczność połączenia danych z KSeF z kolejnym obszarem ERP – płatnościami, wyciągami bankowymi i rozrachunkami.
Szczólne znaczenie ma Identyfikator Zbiorczy KSeF, który pozwala powiązać jedną płatność z wieloma fakturami posiadającymi numery KSeF.
Retcon przygotował rozszerzenie dla Microsoft Dynamics AX 2012 umożliwiające obsługę tego procesu zarówno po stronie płatności wychodzących związanych z fakturami zakupowymi, jak i płatności przychodzących dotyczących faktur sprzedażowych.
Identyfikator Zbiorczy KSeF to numer agregujący, który może zostać wygenerowany w KSeF dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez tego samego sprzedawcę.
Do jego wygenerowania konieczne jest wskazanie numerów KSeF faktur, które mają zostać nim objęte. Dzięki temu przy płatności dotyczącej wielu faktur można posłużyć się jednym identyfikatorem zamiast wskazywać oddzielnie wszystkie numery KSeF.
KSeF umożliwia również rozkodowanie Identyfikatora Zbiorczego, czyli ustalenie, jakie numery KSeF faktur zostały z nim powiązane. Możliwe jest także sprawdzenie, w jakich identyfikatorach zbiorczych został wykorzystany konkretny numer KSeF.
Identyfikator Zbiorczy ma 35 znaków. Jego struktura zawiera:
Przykładowa struktura:
9999999999-IZ202704-FFFFFFFFFFFF-FF
Ministerstwo Finansów wskazuje, że pojedynczy Identyfikator Zbiorczy może obejmować od 2 do maksymalnie 10 000 faktur. Wszystkie muszą posiadać numer KSeF i dotyczyć tego samego sprzedawcy.
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT dokonujący płatności za faktury objęte odpowiednimi przepisami na rzecz innego czynnego podatnika VAT będzie zobowiązany wskazać numer KSeF albo Identyfikator Zbiorczy, jeżeli płatność jest realizowana za pomocą polecenia przelewu lub innego instrumentu umożliwiającego podanie tytułu transferu środków.
W przypadku:
Obowiązek obejmie również odpowiednie płatności wykonywane przez podmioty trzecie. Zmiany dotyczą także mechanizmu podzielonej płatności.
Dla przedsiębiorstw oznacza to, że integracja ERP z KSeF nie kończy się już na wystawieniu lub pobraniu faktury.
Proces można przedstawić następująco:
faktura → numer KSeF → płatność → Identyfikator Zbiorczy → rozliczenie
Dane otrzymane z KSeF zaczynają więc bezpośrednio wpływać na procesy bankowe i rozrachunkowe.
Firma otrzymała od jednego dostawcy cztery faktury ustrukturyzowane. Każda z nich została przyjęta przez KSeF i posiada własny numer KSeF.
Firma chce uregulować wszystkie cztery zobowiązania jednym przelewem.
Zamiast obsługiwać cztery numery KSeF niezależnie, nabywca wskazuje faktury, dla których ma zostać wygenerowany Identyfikator Zbiorczy. KSeF tworzy jeden IZ obejmujący wybrane dokumenty.
Podczas wykonywania zbiorczego przelewu możliwe jest wykorzystanie tego identyfikatora.
Ministerstwo Finansów przedstawia analogiczny scenariusz w oficjalnym Podręczniku KSeF 2.0: nabywca otrzymuje kilka e-Faktur od tego samego sprzedawcy, wskazuje ich numery KSeF, generuje Identyfikator Zbiorczy, a następnie wykorzystuje go podczas realizacji płatności.
Aby faktury mogły zostać objęte jednym Identyfikatorem Zbiorczym:
Jedna faktura może zostać przypisana do więcej niż jednego Identyfikatora Zbiorczego. Ministerstwo Finansów wskazuje jako przykład takiego zastosowania płatności częściowe.
Microsoft Dynamics AX 2012 powstał wiele lat przed wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Standardowy system nie został więc wyposażony w obsługę numerów KSeF ani mechanizmu Identyfikatora Zbiorczego.
AX 2012 może obsługiwać przygotowanie płatności, faktury dostawców, rozrachunki oraz wyciągi bankowe, ale dane specyficzne dla KSeF wymagają rozszerzenia standardowych procesów.
Bez odpowiedniej integracji użytkownicy musieliby wykonywać część operacji poza ERP, np.:
Przy niewielkiej liczbie dokumentów jest to możliwe do wykonania ręcznie. Przy setkach lub tysiącach faktur prowadzi jednak do zwiększenia liczby operacji wykonywanych przez dział finansowy i utrudnia kontrolę całego procesu.
Obsługa Identyfikatora Zbiorczego w AX 2012 wymaga połączenia procesu płatności z KSeF.
W rozwiązaniu Retcon mechanizm jest powiązany z procesami finansowymi AX 2012. System może przygotować dane faktur, przeprowadzić wymagane kontrole, komunikować się z KSeF oraz zapisać zwrócony identyfikator przy odpowiednich dokumentach.
Dzięki temu użytkownik nie musi przenosić całego procesu do oddzielnej aplikacji.
W procesie zakupowym punktem wyjścia są zaksięgowane faktury dostawców posiadające numery KSeF.
Użytkownik przygotowuje płatność w Microsoft Dynamics AX 2012. Faktury przeznaczone do zapłaty mogą zostać pogrupowane zgodnie z warunkami wymaganymi do utworzenia Identyfikatora Zbiorczego.
Przed wysłaniem zapytania do KSeF system powinien zweryfikować przede wszystkim:
Po pozytywnej walidacji do KSeF przekazywane są numery KSeF odpowiednich faktur.
KSeF generuje Identyfikator Zbiorczy, który może następnie zostać zapisany w AX 2012 i wykorzystany w dalszym procesie płatności.
W procesach finansowych nie zawsze wszystkie dokumenty znajdujące się w arkuszu płatności powinny zostać potraktowane identycznie.
Dlatego obsługa IZ może uwzględniać dwa scenariusze.
W trybie automatycznym system analizuje dokumenty i tworzy odpowiednie grupy faktur spełniających wymagania procesu.
W trybie ręcznym użytkownik sam wskazuje dokumenty, dla których ma zostać wygenerowany Identyfikator Zbiorczy.
Takie podejście pozwala zachować automatyzację przy dużych wolumenach dokumentów, jednocześnie pozostawiając użytkownikowi kontrolę nad sytuacjami niestandardowymi.
Identyfikator Zbiorczy ma znaczenie również wtedy, gdy przedsiębiorstwo występuje jako sprzedawca i otrzymuje płatność od klienta.
Przykład:
firma wystawiła klientowi 10 faktur po 1 000 zł. Klient reguluje wszystkie dokumenty jednym przelewem o wartości 10 000 zł i wykorzystuje w płatności Identyfikator Zbiorczy.
Po zaimportowaniu wyciągu bankowego do ERP sama kwota 10 000 zł nie wystarcza do jednoznacznego stwierdzenia, które faktury powinny zostać rozliczone.
IZ może jednak zostać wykorzystany do uzyskania z KSeF listy numerów KSeF faktur należących do tego identyfikatora.
Następnie system ERP może wykorzystać numery KSeF do odszukania właściwych dokumentów sprzedażowych.
KSeF umożliwia odkodowanie zbiorczego identyfikatora, czyli sprawdzenie, jakie numery KSeF faktur zostały nim objęte.
Z punktu widzenia Microsoft Dynamics AX 2012 proces może wyglądać następująco:
Możliwość odkodowania IZ jest oficjalną funkcjonalnością KSeF i ma służyć właśnie identyfikacji faktur wchodzących w skład zbioru.
W najbardziej jednoznacznym scenariuszu system posiada komplet danych:
Możliwe jest wtedy powiązanie jednej pozycji płatności z odpowiednim zestawem faktur.
Kluczową rolę pełni numer KSeF. To on stanowi łącznik pomiędzy dokumentem zapisanym w AX 2012 a informacją otrzymaną po rozkodowaniu Identyfikatora Zbiorczego.
Nie każda płatność musi jednak kwalifikować się do automatycznego rozliczenia. Jeżeli danych brakuje albo występują niezgodności, bezpieczniejszym scenariuszem jest skierowanie dokumentu do weryfikacji przez użytkownika.
W praktyce proces powinien uwzględniać również sytuacje wyjątkowe.
Może się zdarzyć, że:
W takich przypadkach system nie powinien automatycznie rozliczać faktur, których nie można jednoznacznie zidentyfikować.
Automatyzacja powinna przejmować powtarzalne i jednoznaczne przypadki, natomiast wyjątki pozostawiać do kontroli użytkownika.
Jedna faktura może zostać wykorzystana w więcej niż jednym Identyfikatorze Zbiorczym.
Ma to praktyczne znaczenie przy płatnościach częściowych. Faktura może uczestniczyć w jednym zbiorze przy pierwszej części płatności, a następnie zostać wykorzystana ponownie przy kolejnym rozliczeniu.
Z tego względu ERP powinien umożliwiać zachowanie historii powiązań pomiędzy fakturą, numerem KSeF i kolejnymi Identyfikatorami Zbiorczymi.
Ministerstwo Finansów potwierdza możliwość przypisywania jednej faktury do więcej niż jednego IZ właśnie m.in. ze względu na płatności częściowe.
W procesach finansowych istotne jest nie tylko wykonanie operacji, ale również możliwość późniejszego ustalenia, co wydarzyło się pomiędzy ERP i systemem zewnętrznym.
Dlatego przy integracji AX 2012 z KSeF warto rejestrować historię komunikacji dotyczącą Identyfikatorów Zbiorczych.
Rejestrowane dane mogą obejmować m.in.:
Pozwala to łatwiej diagnozować nieprawidłowości oraz odtworzyć przebieg procesu podczas późniejszej kontroli.
Zmiany dotyczą również mechanizmu podzielonej płatności.
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wskazywania numeru KSeF obejmuje także odpowiednie płatności realizowane w ramach MPP.
Jeżeli płatność dotyczy kilku wybranych e-Faktur, w komunikacie przelewu może zostać wykorzystany Identyfikator Zbiorczy wygenerowany przez KSeF. Oficjalne materiały wskazują w tym kontekście możliwość objęcia płatnością faktur od jednego dostawcy z okresu nie krótszego niż jeden dzień i nie dłuższego niż miesiąc.
To istotne rozróżnienie: miesięczne ograniczenie odnosi się do opisanego procesu płatności w ramach MPP i nie powinno być przedstawiane jako ogólna definicja samego Identyfikatora Zbiorczego.
Obowiązek związany z numerem KSeF i Identyfikatorem Zbiorczym w płatnościach zacznie mieć zastosowanie od 1 stycznia 2027 r.
Przygotowania powinny jednak rozpocząć się wcześniej.
Integracja obejmuje bowiem nie tylko dodanie nowego pola w AX 2012, ale cały proces:
faktura → numer KSeF → selekcja dokumentów → wygenerowanie IZ → płatność → import wyciągu → rozkodowanie IZ → rozliczenie
Dlatego przed uruchomieniem produkcyjnym warto przeprowadzić testy obejmujące zarówno standardowe płatności, jak i przypadki wyjątkowe, np. płatności częściowe, brak numeru KSeF czy nieprawidłowy identyfikator.
Nie. AX 2012 powstał przed wprowadzeniem KSeF, dlatego standardowa wersja systemu nie zawiera mechanizmu obsługi Identyfikatora Zbiorczego. Konieczne jest rozszerzenie systemu i integracja z KSeF.
Nie. Każda faktura nadal posiada własny numer KSeF. Identyfikator Zbiorczy agreguje numery KSeF kilku faktur i pozwala powiązać je ze wspólną płatnością.
Nie. Zbiorczy identyfikator jest przeznaczony dla co najmniej dwóch faktur. W przypadku płatności dotyczącej jednej faktury wykorzystywany jest jej numer KSeF.
Jeden IZ może obejmować od 2 do 10 000 faktur.
Nie. Faktury objęte jednym Identyfikatorem Zbiorczym muszą dotyczyć tego samego sprzedawcy.
Tak. Jest to możliwe i może być wykorzystywane np. przy płatnościach częściowych.
Tak. KSeF umożliwia sprawdzenie, jakie numery KSeF faktur zostały objęte konkretnym Identyfikatorem Zbiorczym.
Może go wygenerować podmiot posiadający odpowiednie uprawnienia do dostępu do faktur. Może to być m.in. wystawca lub odbiorca faktur.
Przepisy dotyczące tego obowiązku będą stosowane do odpowiednich płatności wykonywanych od 1 stycznia 2027 r.
Retcon rozwija rozwiązanie dla Microsoft Dynamics AX 2012 obejmujące wykorzystanie Identyfikatora Zbiorczego w procesach płatności wychodzących i przychodzących oraz komunikację AX–KSeF.
Wdrożenie KSeF nie kończy się na wysyłaniu faktur sprzedażowych i pobieraniu dokumentów zakupowych.
Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF oraz Identyfikator Zbiorczy zaczną mieć bezpośrednie znaczenie również w procesach płatniczych.
Dla przedsiębiorstw nadal korzystających z Microsoft Dynamics AX 2012 oznacza to konieczność rozszerzenia systemu o mechanizmy umożliwiające wykorzystanie danych KSeF w płatnościach i rozrachunkach.
Rozwiązanie Retcon dla AX 2012 obejmuje obsługę Identyfikatora Zbiorczego w procesach zakupowych i sprzedażowych, integrując komunikację z KSeF z procesami realizowanymi w ERP.
Ministerstwo Finansów, „Numer KSeF i zbiorczy identyfikator” – oficjalne informacje dotyczące zasad generowania, struktury oraz wykorzystania Identyfikatora Zbiorczego.
Ministerstwo Finansów, „Podręcznik KSeF 2.0, część III – Dodatkowe funkcjonalności KSeF” – szczegółowe zasady generowania Identyfikatora Zbiorczego, limity i przykładowy proces płatności.
