.png)
KSeF wpływa nie tylko na sposób wystawiania i odbierania faktur. Od 1 stycznia 2027 r. kolejne wymagania obejmą również proces płatności.
W przypadku określonych płatności pomiędzy czynnymi podatnikami VAT konieczne będzie wskazanie numeru KSeF faktury lub Identyfikatora Zbiorczego KSeF. Dla organizacji korzystających z Microsoft Dynamics AX 2012 oznacza to potrzebę połączenia danych z KSeF z kolejnym obszarem systemu ERP – obsługą płatności i rozrachunków.
Szczególne znaczenie ma Identyfikator Zbiorczy, który pozwala powiązać jedną płatność z wieloma fakturami KSeF.
W Retcon przygotowaliśmy rozwiązanie rozszerzające Microsoft Dynamics AX 2012 o obsługę Identyfikatora Zbiorczego zarówno dla płatności wychodzących związanych z fakturami zakupowymi, jak i dla płatności przychodzących dotyczących faktur sprzedażowych.
Od 1 stycznia 2027 r. płatnik będący czynnym podatnikiem VAT, dokonujący określonej płatności na rzecz innego czynnego podatnika VAT, będzie zobowiązany wskazać w płatności numer identyfikujący fakturę w KSeF albo Identyfikator Zbiorczy nadany przez KSeF.
Dotyczy to płatności dokonywanych za pomocą polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu środków pieniężnych.
W praktyce oznacza to kolejny etap integracji KSeF z procesami finansowymi przedsiębiorstwa.
Do tej pory głównym zadaniem systemu ERP było m.in. wysłanie faktury sprzedażowej do KSeF, odebranie numeru KSeF oraz pobranie faktur zakupowych. Od 2027 r. numer KSeF będzie wykorzystywany również podczas realizacji i rozliczania płatności.
Proces przestaje więc kończyć się na fakturze:
faktura → numer KSeF → płatność → Identyfikator Zbiorczy → rozliczenie
Dla systemów takich jak Microsoft Dynamics AX 2012 oznacza to konieczność rozszerzenia istniejącego procesu płatności o komunikację z KSeF.
Identyfikator Zbiorczy KSeF (IZ) jest numerem generowanym w KSeF dla grupy faktur ustrukturyzowanych posiadających numery KSeF.
Jego zastosowanie jest szczególnie istotne w sytuacji, gdy jedna płatność obejmuje kilka faktur tego samego sprzedawcy.
Przykład:
firma posiada kilkanaście niezapłaconych faktur od jednego dostawcy i chce uregulować je jednym przelewem.
Każda z faktur posiada własny numer KSeF. Zamiast obsługiwać wszystkie te numery indywidualnie, dla odpowiedniego zestawu faktur może zostać wygenerowany jeden Identyfikator Zbiorczy.
W efekcie jeden IZ wskazuje zestaw faktur objętych daną płatnością.
Identyfikator Zbiorczy ma 35 znaków i zawiera m.in. kontekst NIP podmiotu generującego, oznaczenie „IZ”, rok i miesiąc wygenerowania, unikalny ciąg znaków oraz cyfry kontrolne.
Najważniejsza jest jednak nie jego budowa techniczna, lecz możliwość jednoznacznego połączenia płatności z konkretnymi fakturami zapisanymi w KSeF.
Wygenerowanie Identyfikatora Zbiorczego wymaga spełnienia określonych warunków.
Jeden IZ może obejmować od 2 do maksymalnie 10 000 faktur.
Faktury muszą posiadać nadany numer KSeF i dotyczyć tego samego sprzedawcy. Proces uwzględnia również ograniczenie dotyczące okresu – faktury objęte danym Identyfikatorem Zbiorczym są grupowane w ramach właściwego okresu miesięcznego.
Jeżeli więc w arkuszu płatności znajduje się 100 faktur dotyczących 10 różnych dostawców, system nie powinien tworzyć jednego wspólnego Identyfikatora Zbiorczego. Faktury są grupowane według dostawcy, a dla odpowiednich grup generowane są osobne IZ.
Istotna jest również możliwość wykorzystania jednej faktury w więcej niż jednym Identyfikatorze Zbiorczym. Ma to znaczenie między innymi w przypadku płatności częściowych.
Warunkiem koniecznym pozostaje numer KSeF. Jeżeli dokument nie posiada numeru nadanego przez KSeF, nie może zostać uwzględniony w procesie generowania IZ.
Dotyczy to między innymi dokumentów, które nie zostały przyjęte do KSeF, nie podlegają KSeF lub w danym momencie nie posiadają jeszcze nadanego numeru KSeF.
Microsoft Dynamics AX 2012 został zaprojektowany wiele lat przed powstaniem Krajowego Systemu e-Faktur.
Standardowy proces płatności w AX 2012 pozwala użytkownikom przygotowywać propozycje płatności, wybierać faktury dostawców, generować płatności i rozliczać dokumenty. Nie posiada jednak standardowej obsługi mechanizmu Identyfikatora Zbiorczego KSeF.
Bez rozszerzenia część procesu musiałaby być wykonywana poza systemem ERP.
Mogłoby to oznaczać konieczność:
Przy kilku dokumentach proces może wydawać się prosty. Przy setkach lub tysiącach faktur staje się dodatkowym obciążeniem dla działu finansowego i zwiększa liczbę operacji wykonywanych ręcznie.
Dlatego rozwiązanie Retcon zostało zaprojektowane jako rozszerzenie istniejącego procesu AX 2012. Użytkownik nadal pracuje w znanym środowisku systemu, a obsługa IZ zostaje włączona do procesu płatności.
W przypadku faktur zakupowych punktem wyjścia są zaksięgowane i niezapłacone faktury dostawców posiadające przypisany numer KSeF.
Użytkownik przygotowuje płatność w standardowym arkuszu płatności Microsoft Dynamics AX 2012.
Rozszerzenie Retcon umożliwia następnie wygenerowanie Identyfikatora Zbiorczego na dwa sposoby.
Użytkownik może uruchomić funkcję „Generuj IZ automatycznie”.
System analizuje faktury znajdujące się w arkuszu płatności, grupuje je według dostawców i przygotowuje odpowiednie zestawy do wygenerowania Identyfikatorów Zbiorczych.
Dla każdego dostawcy tworzony jest odpowiedni IZ, pod warunkiem spełnienia wymaganych kryteriów.
Drugim wariantem jest ręczny wybór dokumentów.
Użytkownik uruchamia funkcję „Oznacz faktury do IZ”, wybiera konkretne faktury, które chce objąć Identyfikatorem Zbiorczym, a następnie korzysta z funkcji „Generuj IZ manualnie”.
System kontroluje przy tym minimalną i maksymalną liczbę faktur oraz pozostałe warunki procesu.
Dzięki temu użytkownik może zdecydować, czy chce automatycznie przetworzyć dokumenty znajdujące się w arkuszu, czy utworzyć IZ dla konkretnej grupy faktur.
Samo dodanie pola „Identyfikator Zbiorczy” nie rozwiązuje problemu. Konieczna jest komunikacja pomiędzy Microsoft Dynamics AX 2012 i KSeF.
Przed wysłaniem zapytania system wykonuje odpowiednie walidacje.
Sprawdza między innymi, czy:
Dopiero po pozytywnej walidacji AX 2012 komunikuje się z API KSeF.
Dane wymagające przekazania do KSeF są odpowiednio przygotowywane i szyfrowane, a następnie system wysyła zapytanie o wygenerowanie Identyfikatora Zbiorczego.
Po otrzymaniu odpowiedzi numer IZ zostaje zapisany w AX 2012.
W arkuszu płatności użytkownik widzi zarówno numer KSeF, jak i Identyfikator Zbiorczy przypisany do dokumentów.
Informacja o IZ może zostać następnie przeniesiona do dalszego procesu przygotowania płatności.
Rozwiązanie wykorzystuje więc standardowy proces AX 2012, rozszerzając go o etap komunikacji z KSeF i obsługę Identyfikatora Zbiorczego.
Proces opisany w rozwiązaniu Retcon po stronie zakupowej kończy się wygenerowaniem odpowiedniego pliku płatności z AX 2012. Sposób dalszego przekazania pliku do banku zależy od rozwiązania i integracji stosowanych przez daną organizację.
Identyfikator Zbiorczy ma znaczenie również po drugiej stronie procesu – gdy firma otrzymuje płatność od klienta.
Punktem wyjścia są zaksięgowane, ale nierozliczone faktury sprzedażowe posiadające numery KSeF.
Firma otrzymuje wyciąg bankowy i importuje go do arkusza finansowego Microsoft Dynamics AX 2012.
Jeżeli w danych płatności znajduje się Identyfikator Zbiorczy, rozwiązanie może wykorzystać go do ustalenia, których faktur dotyczy dana wpłata.
Przykładowo jeden wiersz wyciągu bankowego może zawierać płatność w wysokości 10 000 zł, która w rzeczywistości reguluje 10 faktur po 1 000 zł.
Sam numer IZ nie mówi użytkownikowi bezpośrednio, które dokumenty należy rozliczyć.
System komunikuje się więc z KSeF w celu odkodowania Identyfikatora Zbiorczego i uzyskania numerów KSeF faktur objętych daną płatnością.
Dzięki temu możliwe jest przejście od jednej pozycji wyciągu bankowego do konkretnych dokumentów sprzedażowych zapisanych w AX 2012.
Po odkodowaniu Identyfikatora Zbiorczego system otrzymuje informacje o numerach KSeF faktur przypisanych do danego IZ.
Następnie AX 2012 wykorzystuje numery KSeF do powiązania informacji zwróconych przez KSeF z fakturami sprzedażowymi znajdującymi się w systemie.
W scenariuszu, w którym IZ jest poprawny, wszystkie faktury są otwarte, a dane pozwalają na jednoznaczne dopasowanie płatności, system może:
Numer IZ zostaje jednocześnie zapisany w odpowiednich danych arkusza finansowego oraz przy fakturach.
Nie każda sytuacja musi jednak pozwalać na pełne automatyczne rozliczenie.
Jeżeli Identyfikator Zbiorczy jest nieprawidłowy, nie istnieje w KSeF, brakuje odpowiednich danych albo nie można jednoznacznie dopasować płatności do dokumentów, pozycja może zostać skierowana do ręcznej obsługi użytkownika.
Automatyzacja nie zastępuje więc kontroli procesu, ale pozwala przejąć powtarzalne scenariusze, w których dane są kompletne i jednoznaczne.
Integracja z KSeF oznacza kolejne zapytania i odpowiedzi wymieniane pomiędzy systemami. W procesach finansowych ważne jest nie tylko wykonanie operacji, ale również możliwość późniejszego sprawdzenia jej przebiegu.
Dlatego rozwiązanie Retcon zakłada dedykowaną funkcję „Historia komunikacji – ID zbiorczy”.
Historia jest dostępna zarówno dla procesów zakupowych, jak i sprzedażowych.
System zapisuje informacje dotyczące komunikacji AX 2012 z KSeF, w tym między innymi:
Dzięki temu użytkownik może sprawdzić, co wydarzyło się podczas generowania lub odkodowania Identyfikatora Zbiorczego.
Historia ma znaczenie zarówno przy bieżącej obsłudze błędów, jak i przy kontroli procesu.
Dodatkowo dla faktur zakupowych przewidziana została historia samych Identyfikatorów Zbiorczych. Użytkownik może sprawdzić między innymi datę wygenerowania IZ, aktualny numer IZ oraz poprzedni numer IZ przypisany do danej faktury.
Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy jedna faktura uczestniczy w więcej niż jednym Identyfikatorze Zbiorczym.
Proces płatności nie zawsze przebiega według najprostszego scenariusza. Dlatego obsługa Identyfikatora Zbiorczego wymaga również odpowiednich walidacji i reakcji na sytuacje wyjątkowe.
Jedna faktura może zostać przypisana do więcej niż jednego Identyfikatora Zbiorczego.
Ma to znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy faktura jest rozliczana częściowo. W takim przypadku AX 2012 może przechowywać zarówno aktualny, jak i wcześniej wygenerowany numer IZ związany z dokumentem.
Jeden Identyfikator Zbiorczy może obejmować od 2 do 10 000 faktur.
System kontroluje zakres wybranych dokumentów. Jeżeli użytkownik spróbuje wygenerować IZ dla niewłaściwej liczby faktur, proces nie zostanie wykonany i wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat.
Jeżeli jedna z wybranych faktur nie posiada numeru KSeF, nie może zostać wykorzystana do wygenerowania Identyfikatora Zbiorczego.
System zatrzymuje proces przed wysłaniem zapytania do API KSeF i informuje użytkownika o braku możliwości wygenerowania IZ.
Rozwiązanie uwzględnia również sytuację, w której usługi KSeF są niedostępne lub działają w trybie offline.
Przed generowaniem IZ system może zweryfikować dostępność usługi. W przypadku problemu użytkownik otrzymuje informację o niedostępności KSeF i może zdecydować o dalszym sposobie postępowania zgodnie z procesem obowiązującym w organizacji.
W rozwiązaniu dla faktur zakupowych system weryfikuje również kraj dostawcy. Generowanie IZ przewidziane jest dla polskich kontrahentów spełniających założenia procesu.
Jeżeli użytkownik wybierze dokumenty dostawcy zagranicznego, proces generowania IZ zostanie zatrzymany, a użytkownik otrzyma informację o nieprawidłowym zakresie danych.
W procesie sprzedażowym może wystąpić sytuacja, w której klient poda błędny Identyfikator Zbiorczy lub dane nie pozwolą na prawidłowe ustalenie faktur.
W takim przypadku system nie powinien automatycznie rozliczać dokumentów, których nie można jednoznacznie zidentyfikować. Pozycja zostaje skierowana do dalszej obsługi przez użytkownika.
Podobnie nadpłaty i niedopłaty pozostają powiązane ze stosowanym w organizacji sposobem obsługi rozrachunków. Sam IZ służy przede wszystkim do identyfikacji dokumentów objętych płatnością.
Wdrożenie KSeF nie kończy się na wystawianiu i odbieraniu faktur.
Od 1 stycznia 2027 r. kolejnym obszarem wymagającym przygotowania będą procesy płatnicze oraz wykorzystanie numerów KSeF i Identyfikatorów Zbiorczych.
Dla organizacji korzystających z Microsoft Dynamics AX 2012 oznacza to konieczność odpowiedniego rozszerzenia istniejących procesów finansowych.
Retcon przygotował rozwiązanie umożliwiające obsługę Identyfikatora Zbiorczego w AX 2012 zarówno w procesie płatności wychodzących za faktury zakupowe, jak i w procesie płatności przychodzących dotyczących faktur sprzedażowych.
Rozwiązanie obejmuje komunikację AX–KSeF–AX, generowanie i odkodowanie Identyfikatora Zbiorczego, powiązanie IZ z numerami KSeF faktur, obsługę rozliczeń oraz historię komunikacji.
https://www.retcon.pl/contact
