Kilkadziesiąt skomplikowanych procesów. Rozbudowaneśrodowisko integracyjne. Jeden wspólny cel: bezpiecznie przenieść finanseSynevo do nowego środowiska.

Jak zastąpićniewspierany system finansowo-księgowy nowoczesną platformą Microsoft Dynamics365, zachowując ciągłość działania organizacji z branży diagnostyki medycznej?

Jak połączyćgrupowy standard z lokalnymi wymaganiami podatkowymi, finansowymi ioperacyjnymi?

I wreszcie, jakzdecydować, które potrzeby są krytyczne na dzień startu, a które możnabezpiecznie przenieść do kolejnych etapów rozwoju systemu?

Przed takimwyzwaniem stanęły zespoły Synevo, Medicover i Retcon.

Dla jednej znajwiększych sieci laboratoriów diagnostycznych była to zmiana ważna z punktuwidzenia codziennej pracy i dalszego rozwoju. Dotychczasowe środowiskooznaczało rozproszone procesy, duży udział ręcznych operacji i ograniczonąautomatyzację raportowania. Dodatkowo system SUN Systems 4.2.6 nie był jużwspierany. Rosnąca organizacja potrzebowała rozwiązania, które uporządkujefinanse, połączy je z otoczeniem systemowym i pozwoli rozwijać procesy wedługwspólnych zasad.

Mniej ręcznejobsługi danych

Nowe środowiskopołączono z systemami źródłowymi, w tym z systemami obsługującymi wystawianiefaktur sprzedaży, oraz z bankowością i rozwiązaniami raportowymi. Automatyzacjaobjęła przetwarzanie danych finansowych, przejmując część czynnościwykonywanych wcześniej ręcznie.

Integracjewspierają przepływ danych pomiędzy sprzedażą, rozliczeniami i raportowaniem,ograniczając potrzebę ręcznej obsługi tych operacji.

Raporty i procesydopasowane do biznesu

MicrosoftDynamics 365 Finance objął księgę główną, należności, zobowiązania, środkitrwałe, bankowość, płatności, podatki oraz windykacyjne. Połączenie tychobszarów we wspólnym środowisku uporządkowało obsługę kluczowych procesówfinansowych.

Wdrożenieuzupełniono o dedykowane raporty finansowe i operacyjne oraz dostosowanewydruki i dokumenty. Zespoły zyskały dostęp do informacji w formieodpowiadającej ich potrzebom. W ten sposób poszerzono możliwości raportowania idopasowano obsługę procesów do realiów Synevo.

Wspólny standard z przestrzenią na rozwój

Podstawąrozwiązania stał się Core Model Grupy Medicover, czyli wspólny model procesówfinansowych. Zespoły Synevo, Medicover i Retcon połączyły go z lokalnymiwymaganiami dotyczącymi podatków, VAT, JPK oraz sposobu działania organizacji.

Synevo zyskałowspólne zasady obsługi finansów i jasno określony zakres lokalnych rozszerzeń.Taki układ daje punkt odniesienia dla kolejnych zmian: wiadomo, które potrzebyobsługuje standard, gdzie potrzebne są dostosowania i jak rozwijać rozwiązaniew ramach modelu grupowego. To ważna podstawa do standaryzacji i skalowaniaprocesów wraz z organizacją.

Czas i budżetskupione na rzeczywistych potrzebach

O trafnościrozwiązania decydowano wspólnie z użytkownikami. Podczas warsztatów ConferenceRoom Pilot pracowali oni na prototypie systemu, sprawdzając kilkadziesiątrzeczywistych procesów finansowych, podatkowych, bankowych i sprzedażowych.

Warsztatypozwoliły ustalić, które potrzeby obsługuje standard systemu, a gdzie niezbędnesą dostosowania. Dzięki temu czas i budżet skierowano na obszary kluczowe dlauruchomienia.

Każdą zmianęoceniano pod kątem jej znaczenia dla startu, kosztu i wpływu na harmonogram.Część potrzeb obsłużono standardem, część zmian przeprojektowano, a innezaplanowano na później. W finalnej fazie zakres obejmował kilkanaście uzgodnionych dostosowań i integracji z systemamizewnętrznymi. Dla Synevo oznaczało to świadome ustalenie priorytetów i kontrolęnad zakresem inwestycji.

Przejście na nowąplatformę pod kontrolą

Zastąpienie SUNSystems usunęło zależność finansów Synevo od niewspieranego rozwiązania.Przejście na nową platformę przygotowano przez testy funkcjonalne, integracyjnei akceptacyjne oraz kolejne próby migracji danych. Sprawdzano działanieprocesów, ich powiązania oraz przygotowanie danych do pracy w nowym środowisku.

Plan testówuwzględniał kalendarz organizacji: audyt oraz zamknięcia roku i miesiącaangażowały kluczowych użytkowników. Zespoły analizowały harmonogram i podziałtestów, aby pogodzić przygotowania do startu z bieżącymi obowiązkami biznesu.

4 maja 2026 roku Microsoft Dynamics 365uruchomiono produkcyjnie. Po starcie zakończono migrację produkcyjną, importbilansów otwarcia oraz uzgodnienie sald. Nowe środowisko objęło najważniejszeprocesy finansowe, podatkowe, bankowe i sprzedażowe.

Wsparcie także pouruchomieniu

Retcon zapewniłzorganizowane wsparcie powdrożeniowe HyperCare. Użytkownicy otrzymali określonąścieżkę zgłaszania problemów, a konsultanci działali według ustalonychodpowiedzialności i priorytetów.

Po zasadniczymokresie HyperCare przekazano wiedzę i materiały zespołowi wsparcia orazprzeprowadzono szkolenie dotyczące dalszej obsługi Dynamics 365. Dzięki temuorganizacja miała przygotowane zaplecze do utrzymania rozwiązania pozakończeniu wdrożenia.

Co zyskało Synevo

·  Automatyzację części pracy z danymi finansowymi iintegracje z systemami wykorzystywanymi na co dzień.

·  Szersze możliwości raportowania dzięki raportom idokumentom dopasowanym do potrzeb organizacji.

·  Spójny standard kluczowych procesów finansowych,uwzględniający wymagania Grupy Medicover i lokalne potrzeby Synevo.

·  Kontrolę nad zakresem dostosowań oraz jasne priorytetydalszego rozwoju systemu.

·  Nową platformę finansową i przygotowane wsparcie jejdalszego utrzymania.

Współpraca Synevo, Medicover iRetcon przełożyła złożone procesy na wspólny sposób działania. Kolejny etaprozwoju Synevo ma już finansową podstawę: połączone dane, uporządkowane procesyi rozwiązanie, które można dalej rozwijać.

‍

‍

Chcesz uporządkować finanse i ograniczyć liczbę ręcznych procesów?

Pomagamy organizacjom zastępować niewspierane systemy finansowe nowoczesnym środowiskiem Microsoft Dynamics 365, integrując finanse z pozostałymi obszarami działalności.

Umów rozmowę z zespołem Retcon i sprawdź, jak możemy wesprzeć transformację finansów w Twojej organizacji.

‍