Wstecz
Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 – jak wygląda projekt ERP krok po kroku?
September 17, 2026
INSIGHT
Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 to znacznie więcej niż uruchomienie nowego systemu ERP. Projekt obejmuje analizę procesów biznesowych, określenie zakresu rozwiązania, konfigurację systemu, integracje, migrację danych, testy oraz przygotowanie użytkowników do pracy w nowym środowisku.
W zależności od potrzeb organizacji wdrożenie Dynamics 365 może obejmować jeden lub kilka obszarów: Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management oraz Dynamics 365 Commerce. Poszczególne aplikacje mogą działać wspólnie, tworząc jedno środowisko wspierające finanse, controlling, zakupy, logistykę, magazyn, produkcję oraz sprzedaż detaliczną i omnichannel. Microsoft rozwija te rozwiązania jako część platformy ERP wykorzystującej również Copilot i agentów AI.
Dobrze przeprowadzone wdrożenie powinno przede wszystkim odpowiadać na rzeczywiste potrzeby organizacji. Dlatego przed rozpoczęciem konfiguracji systemu konieczne jest zrozumienie procesów firmy, określenie celów projektu i ustalenie, które wymagania mogą zostać zrealizowane w standardzie Dynamics 365, a które wymagają dodatkowych rozszerzeń.
Nie istnieje jeden uniwersalny model wdrożenia Dynamics 365 odpowiedni dla każdej organizacji. Inaczej będzie wyglądał projekt obejmujący wyłącznie finanse jednej spółki, a inaczej międzynarodowy rollout obejmujący wiele podmiotów, magazynów, procesy produkcyjne, sprzedaż detaliczną oraz integracje z innymi systemami.
Niezależnie od skali projektu można jednak wskazać kilka kluczowych etapów, które pozwalają uporządkować proces wdrożenia.
Pierwszym etapem wdrożenia Microsoft Dynamics 365 jest poznanie organizacji oraz procesów, które nowy system ma wspierać.
Analiza obejmuje między innymi:
Na tym etapie istotne jest również określenie celów biznesowych projektu. Wdrożenie Dynamics 365 może być związane między innymi z wymianą starszego systemu ERP, standaryzacją procesów w grupie kapitałowej, konsolidacją wielu systemów, rozwojem działalności międzynarodowej lub zwiększeniem automatyzacji.
Dobrze wykonana analiza ogranicza ryzyko rozszerzania zakresu projektu już w trakcie wdrożenia i pozwala skoncentrować się na procesach, które mają największe znaczenie dla organizacji.
Jednym z najważniejszych etapów projektu jest analiza Fit-Gap.
Jej celem jest porównanie wymagań biznesowych firmy ze standardowymi możliwościami Microsoft Dynamics 365.
FIT oznacza proces lub wymaganie, które można obsłużyć przy użyciu standardowej funkcjonalności systemu.
GAP oznacza wymaganie, którego standard Dynamics 365 nie realizuje w wystarczającym zakresie i które może wymagać dodatkowej konfiguracji, integracji, rozszerzenia lub zmiany procesu biznesowego.
Celem analizy nie powinno być odwzorowanie poprzedniego systemu ERP jeden do jednego. Warto wykorzystać wdrożenie również jako moment do weryfikacji dotychczasowych procesów.
Nadmierna liczba modyfikacji zwiększa koszt utrzymania środowiska oraz może utrudniać jego dalszy rozwój. Dlatego tam, gdzie jest to uzasadnione biznesowo, warto w pierwszej kolejności sprawdzić możliwości standardu Dynamics 365, a dopiero później projektować rozszerzenia.
Kolejnym etapem jest ustalenie, które obszary organizacji zostaną objęte projektem.
Dynamics 365 Finance wspiera zarządzanie procesami finansowymi organizacji, między innymi w obszarach księgowości, należności, zobowiązań, budżetowania, środków trwałych, zarządzania gotówką, raportowania oraz planowania finansowego. Microsoft rozwija Finance również o funkcje Copilot oraz agentów wspierających wybrane procesy finansowe.
Wdrożenie Dynamics 365 Finance może obejmować zarówno pojedynczą spółkę, jak i złożone środowiska obsługujące wiele podmiotów, walut i struktur organizacyjnych.
Dynamics 365 Supply Chain Management wspiera procesy związane z łańcuchem dostaw, między innymi:
Microsoft wskazuje planowanie, zakupy i zaopatrzenie, produkcję, zamówienia, magazyn oraz zarządzanie zasobami jako kluczowe obszary aplikacji Supply Chain Management.
Dynamics 365 Commerce jest przeznaczony dla organizacji prowadzących sprzedaż detaliczną i omnichannel. Rozwiązanie może łączyć procesy realizowane w sklepach stacjonarnych, e-commerce, call center oraz zapleczu operacyjnym. Microsoft opisuje Commerce jako rozwiązanie wielokanałowe łączące back office, sklepy, obsługę klienta oraz kanały cyfrowe.
Zakres wdrożenia powinien wynikać z rzeczywistych potrzeb organizacji. Nie każda firma musi wdrażać wszystkie aplikacje jednocześnie. W wielu przypadkach uzasadnione jest etapowanie projektu i stopniowe rozszerzanie środowiska.
Po określeniu wymagań i zakresu projektu można przygotować docelowy projekt rozwiązania.
Na tym etapie określa się między innymi:
W przypadku większych organizacji konieczne może być również zaplanowanie wdrożenia w wielu spółkach lub krajach. Wtedy istotne staje się przygotowanie wspólnego modelu procesów oraz ustalenie, które elementy rozwiązania będą globalne, a które lokalne.
Po zaakceptowaniu projektu rozpoczyna się konfiguracja właściwego środowiska Dynamics 365.
Konsultanci odwzorowują uzgodnione procesy biznesowe w systemie oraz konfigurują poszczególne obszary Finance, Supply Chain Management lub Commerce.
Jeżeli analiza Fit-Gap wykazała wymagania, których nie można zrealizować za pomocą standardowej konfiguracji, na tym etapie przygotowywane są odpowiednie rozszerzenia.
Dotyczy to również integracji z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w organizacji, np. systemami bankowymi, rozwiązaniami magazynowymi, platformami e-commerce, systemami CRM, rozwiązaniami branżowymi lub zewnętrznymi hurtowniami danych.
Dynamics 365 może być również rozwijany z wykorzystaniem pozostałych technologii ekosystemu Microsoft, w tym Power Platform.
Migracja danych jest jednym z kluczowych elementów wdrożenia ERP.
Zakres migracji zależy od organizacji i wykorzystywanego wcześniej rozwiązania. Do nowego środowiska mogą być przenoszone między innymi:
Samo przeniesienie danych nie jest jednak wystarczające.
Przed migracją należy zweryfikować ich jakość, zidentyfikować duplikaty oraz ustalić sposób mapowania danych pomiędzy starym i nowym systemem.
W większych projektach migracja jest wykonywana próbnie przed uruchomieniem produkcyjnym. Pozwala to sprawdzić kompletność danych, czas trwania procesu oraz poprawność rezultatów przed właściwym go-live.
Przed uruchomieniem system musi zostać dokładnie przetestowany.
Testy mogą obejmować pojedyncze funkcjonalności, integracje oraz pełne scenariusze biznesowe przebiegające przez kilka obszarów systemu.
Szczególne znaczenie mają testy UAT – User Acceptance Testing – w których uczestniczą przyszli użytkownicy systemu.
Pozwalają one sprawdzić, czy konfiguracja odpowiada rzeczywistym procesom przedsiębiorstwa i czy użytkownicy mogą wykonywać swoje zadania w nowym środowisku.
Przykładowy scenariusz end-to-end może obejmować utworzenie zamówienia, rezerwację zapasu, wydanie z magazynu, wystawienie dokumentów sprzedażowych, zaksięgowanie transakcji oraz ujęcie jej w raportowaniu finansowym.
Nawet poprawnie skonfigurowany system nie przyniesie oczekiwanych efektów, jeżeli użytkownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać.
Dlatego częścią wdrożenia powinno być przygotowanie użytkowników do pracy.
W zależności od modelu projektu szkolenia mogą być prowadzone bezpośrednio dla użytkowników końcowych lub dla grupy key userów, którzy następnie wspierają pozostałe osoby w organizacji.
Istotne jest również przygotowanie organizacji na zmianę procesów. Nowy ERP często zmienia nie tylko interfejs systemu, ale również zakres odpowiedzialności poszczególnych osób, obieg informacji i sposób wykonywania codziennych zadań.
Po zakończeniu konfiguracji, migracji próbnych, testów i szkoleń następuje uruchomienie produkcyjne.
Przed go-live przygotowywany jest plan przejścia na nowe środowisko, tzw. cutover plan.
Może on obejmować:
W przypadku dużych organizacji przejście na Dynamics 365 może odbywać się etapami – np. według spółek, krajów lub obszarów biznesowych.
Go-live nie oznacza zakończenia pracy z systemem.
Pierwszy okres po uruchomieniu służy stabilizacji środowiska i rozwiązaniu problemów, które mogą pojawić się podczas rzeczywistej pracy użytkowników.
Po okresie stabilizacji Dynamics 365 może być dalej rozwijany wraz ze zmianami zachodzącymi w organizacji.
Może to obejmować kolejne spółki, procesy, integracje, automatyzacje oraz nowe możliwości udostępniane przez Microsoft.
Nie można wskazać jednego czasu wdrożenia odpowiedniego dla wszystkich projektów.
Na długość projektu wpływają przede wszystkim:
Projekt obejmujący jeden obszar Finance będzie miał inną skalę niż międzynarodowe wdrożenie Finance, Supply Chain Management i Commerce realizowane w wielu jednostkach organizacyjnych.
Dlatego harmonogram powinien być określany po analizie zakresu projektu, a nie na podstawie uniwersalnego terminu.
Podobnie wygląda kwestia kosztu wdrożenia Dynamics 365.
Na budżet projektu wpływają między innymi:
Osobną część kosztów stanowią licencje Microsoft Dynamics 365. Poszczególne aplikacje Dynamics 365 są licencjonowane według odpowiednich modeli i planów Microsoft.
Dlatego dokładna wycena wdrożenia powinna być poprzedzona określeniem zakresu biznesowego oraz technicznego projektu.
Wdrożenie Dynamics 365 jest często związane z migracją z wcześniejszych wersji Microsoft Dynamics AX.
W takim projekcie szczególnego znaczenia nabiera analiza istniejących modyfikacji, integracji i danych. Nie wszystkie rozwiązania stworzone wcześniej w AX powinny zostać automatycznie przeniesione do nowego środowiska.
Migracja jest dobrym momentem na ocenę, czy dana funkcja nadal jest potrzebna i czy obecnie nie jest już dostępna w standardzie Dynamics 365.
Retcon posiada doświadczenie również w dużych projektach tego typu. Zespół zrealizował projekt obejmujący wdrożenie Dynamics 365 Finance i migrację ponad 500 spółek z Microsoft Dynamics AX 2012, w ramach międzynarodowego programu transformacji ERP.
Doświadczenie obejmuje również projekty przejścia z Dynamics AX do Dynamics 365 Finance realizowane dla organizacji takich jak Rödl & Partner.
W przypadku wdrożenia Dynamics 365 w Polsce należy uwzględnić także lokalne wymagania podatkowe i raportowe.
Dotyczy to między innymi KSeF, JPK oraz pozostałych procesów wynikających z polskich regulacji.
Retcon rozwija własne rozwiązania lokalizacyjne dla Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, obejmujące m.in. KSeF, JPK, Split Payment i obsługę Białej Listy VAT.
Uwzględnienie lokalnych wymagań już na etapie analizy pozwala uniknąć sytuacji, w której kluczowe elementy związane z compliance są dodawane dopiero tuż przed uruchomieniem systemu.
Rozwój Dynamics 365 coraz mocniej obejmuje wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach ERP.
Microsoft rozwija Copilot oraz agentów między innymi w Dynamics 365 Finance i Supply Chain Management. W Finance dostępne są funkcje wspierające analizę, planowanie i automatyzację części operacji finansowych, a w Supply Chain Management sztuczna inteligencja wspiera między innymi planowanie i procesy związane z łańcuchem dostaw.
W praktyce oznacza to, że podczas projektowania nowego środowiska warto patrzeć nie tylko na odwzorowanie obecnych procesów, ale również na to, które zadania mogą być w przyszłości automatyzowane lub wspierane przez AI.
Wybór partnera wdrożeniowego ma bezpośredni wpływ na przebieg projektu.
Przy wyborze warto sprawdzić przede wszystkim:
Partner powinien również potrafić wskazać sytuacje, w których lepszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie standardu Dynamics 365 zamiast tworzenia kolejnej modyfikacji.
Retcon realizuje projekty związane z Microsoft Dynamics 365 w obszarach Finance, Supply Chain Management i Commerce, wspierając organizacje zarówno przy nowych wdrożeniach, jak i migracjach oraz rozwoju istniejących środowisk.
Zakres prac może obejmować analizę procesów, projekt rozwiązania, konfigurację Dynamics 365, development, integracje, migrację danych, testy, uruchomienie oraz późniejsze wsparcie systemu.
Doświadczenie Retcon obejmuje zarówno projekty realizowane dla pojedynczych organizacji, jak i złożone środowiska międzynarodowe. Firma prowadziła między innymi projekt wdrożenia Dynamics 365 Finance połączony z migracją ponad 500 spółek z Dynamics AX 2012.
Takie projekty wymagają połączenia kompetencji technologicznych ze znajomością procesów biznesowych. Dopiero wtedy Dynamics 365 może stać się spójnym środowiskiem wspierającym rozwój organizacji, zamiast jedynie nową wersją dotychczasowego systemu ERP.
Wdrożenie obejmuje analizę procesów biznesowych i wymagań, określenie zakresu projektu, konfigurację systemu, przygotowanie rozszerzeń i integracji, migrację danych, testy, szkolenia użytkowników oraz uruchomienie produkcyjne.
Czas wdrożenia zależy od zakresu projektu. Znaczenie mają między innymi liczba aplikacji, spółek, procesów, integracji, rozszerzeń i ilość migrowanych danych. Harmonogram powinien być określony po analizie wymagań.
Koszt zależy przede wszystkim od zakresu funkcjonalnego, liczby użytkowników i spółek, wymaganych integracji, migracji danych, rozszerzeń oraz usług związanych z analizą, konfiguracją, testami i szkoleniami. Do budżetu należy również doliczyć odpowiednie licencje Microsoft.
Tak. Aplikacje Dynamics 365 mogą być wdrażane zależnie od potrzeb organizacji. Projekt może rozpocząć się od Dynamics 365 Finance, a następnie zostać rozszerzony o Supply Chain Management, Commerce lub inne rozwiązania.
Nie. Zakres i kolejność wdrożenia zależą od procesów biznesowych oraz strategii organizacji. W niektórych przedsiębiorstwach uzasadnione jest wspólne wdrożenie, w innych lepszym rozwiązaniem będzie rollout etapowy.
Tak. Migracja z Dynamics AX 2012 do Dynamics 365 wymaga jednak analizy istniejących procesów, modyfikacji, integracji i danych. Projekt powinien określić, które elementy należy przenieść, które zastąpić standardową funkcjonalnością Dynamics 365, a które przebudować.
Fit-Gap to analiza porównująca wymagania biznesowe organizacji ze standardowymi możliwościami Dynamics 365. FIT oznacza wymaganie możliwe do realizacji w standardzie, natomiast GAP wskazuje obszar wymagający zmiany procesu, konfiguracji, integracji lub rozszerzenia.
Przed rozpoczęciem projektu warto określić cele biznesowe, właścicieli procesów, zakres wdrożenia i zespół projektowy. Należy również rozpocząć analizę danych do migracji, integracji oraz wymagań lokalnych. Im wcześniej organizacja zaangażuje kluczowych użytkowników, tym łatwiej zweryfikować procesy przed konfiguracją systemu.
Planujesz wdrożenie Microsoft Dynamics 365?
Porozmawiaj z naszym zespołem o zakresie projektu, wyborze modułów i przygotowaniu organizacji do wdrożenia.
E-mail: marketing@retcon.pl
Porozmawiajmy o wdrożeniu Dynamics 365
