Wstecz
Automatyczna weryfikacja kontrahenta w Dynamics 365 Finance - Biała Lista VAT, VIES, GUS i CEIDG
September 24, 2026
INSIGHT
Weryfikacja kontrahenta jest jednym z tych procesów, które w wielu organizacjach nadal wymagają ręcznego sprawdzania danych w kilku różnych źródłach. Biała Lista VAT, VIES, GUS, CEIDG, dane rachunku bankowego – każda z tych informacji może mieć znaczenie podczas zakładania nowego kontrahenta, księgowania faktury czy realizacji płatności.
Problem zaczyna się wtedy, gdy pracownik musi każdorazowo opuszczać system ERP, otwierać kolejne serwisy, wyszukiwać kontrahenta, porównywać dane i ręcznie dokumentować wynik kontroli.
W Microsoft Dynamics 365 Finance proces ten można zautomatyzować.
Rozwiązanie Weryfikacja Kontrahenta D365 SaaS firmy Retcon umożliwia automatyczną kontrolę danych dostawców i odbiorców bezpośrednio w procesach realizowanych w Dynamics 365. System może weryfikować kontrahenta między innymi podczas tworzenia kartoteki, obsługi zamówień, księgowania faktur oraz przygotowywania płatności.
Weryfikacja Kontrahenta D365 SaaS to rozwiązanie rozszerzające możliwości Microsoft Dynamics 365 w zakresie automatycznej kontroli danych kontrahentów.
System wykorzystuje informacje dostępne w zewnętrznych rejestrach publicznych i udostępnia wynik weryfikacji bezpośrednio użytkownikowi Dynamics 365.
Rozwiązanie integruje się między innymi z:
Dzięki temu możliwe jest sprawdzanie zarówno kontrahentów krajowych, jak i podmiotów z Unii Europejskiej.
System może zweryfikować między innymi status podatnika, status działalności gospodarczej, dane rejestrowe oraz rachunki bankowe kontrahenta. Wyniki wykonanych kontroli są zapisywane w historii.
W praktyce oznacza to, że pracownik nie musi wykonywać całego procesu ręcznie poza systemem ERP.
Jednym z pierwszych momentów, w których można wykorzystać Weryfikację Kontrahenta, jest tworzenie nowej kartoteki w Dynamics 365.
Zamiast ręcznie przepisywać wszystkie dane przedsiębiorstwa, użytkownik może wykorzystać informacje pobierane z odpowiednich rejestrów.
W przypadku kontrahenta krajowego wprowadzenie numeru REGON może pozwolić między innymi na odnalezienie numeru NIP, danych teleadresowych oraz rachunków bankowych.
Rozwiązanie wspiera również uzupełnianie danych kontrahentów z Unii Europejskiej.
Ma to znaczenie nie tylko z punktu widzenia szybkości pracy.
Dane zapisane w kartotece kontrahenta są później wykorzystywane w wielu procesach finansowych i operacyjnych. Poprawne dane podstawowe ograniczają więc ryzyko przenoszenia błędów na kolejne etapy obsługi zamówień, faktur czy płatności.
Samo sprawdzenie kontrahenta podczas tworzenia kartoteki nie wystarcza.
Dane przedsiębiorstwa mogą ulegać zmianom. Może zmienić się status działalności, status podatnika lub rachunek bankowy wykorzystywany do płatności.
Dlatego rozwiązanie umożliwia również ponowną weryfikację istniejących kartotek.
Na podstawie numeru NIP i kodu kraju system może przeprowadzić aktualną kontrolę kontrahenta, a wynik zapisać wraz z datą wykonania weryfikacji.
Jeżeli kontrahent posiada przypisane rachunki bankowe, mogą one zostać dodatkowo sprawdzone pod kątem poprawności i statusu.
Dzięki temu firma nie musi traktować danych zapisanych kilka miesięcy lub kilka lat wcześniej jako informacji nadal aktualnych.
Jednym z najważniejszych momentów kontroli kontrahenta jest przygotowanie płatności.
Błąd na tym etapie może mieć bezpośrednie konsekwencje finansowe.
Rozwiązanie Weryfikacja Kontrahenta D365 SaaS pozwala sprawdzać rachunki bankowe kontrahentów krajowych i wykorzystywać informacje dostępne na Białej Liście VAT.
Podczas przygotowywania płatności system może zweryfikować rachunek bankowy i poinformować użytkownika o nieprawidłowościach.
Jeżeli rachunek jest nieaktywny lub nie został zweryfikowany, użytkownik otrzymuje odpowiednie ostrzeżenie.
To istotna różnica pomiędzy kontrolą wykonywaną po zakończeniu procesu a kontrolą wbudowaną bezpośrednio w ERP.
Informacja pojawia się w momencie, w którym pracownik przygotowuje konkretną operację.
Kontrola kontrahenta nie musi być osobną czynnością wykonywaną przez użytkownika.
Może zostać powiązana z konkretnymi procesami biznesowymi.
Weryfikacja automatyczna może być wykonywana między innymi podczas:
W przypadku arkusza płatności weryfikacja jest realizowana dla kontrahentów krajowych.
Dzięki temu odpowiednia kontrola może być uruchamiana dokładnie w tym punkcie procesu, w którym jest potrzebna.
Nie trzeba polegać wyłącznie na pamięci użytkownika i osobnej procedurze sprawdzania danych.
Firmy mogą potrzebować różnych sposobów kontroli kontrahentów.
Dlatego rozwiązanie obsługuje kilka modeli działania.
Użytkownik może ręcznie uruchomić sprawdzenie konkretnego kontrahenta wtedy, gdy potrzebuje aktualnych informacji.
Kontrola może zostać uruchomiona przez określone zdarzenie w procesie biznesowym, na przykład podczas tworzenia zamówienia lub księgowania faktury.
System umożliwia również automatyczne przetwarzanie większej liczby kontrahentów jednocześnie.
Ma to szczególne znaczenie dla organizacji posiadających rozbudowaną bazę dostawców i odbiorców.
Samo wyświetlenie aktualnego wyniku kontroli nie zawsze jest wystarczające.
W procesach finansowych istotne może być również ustalenie:
Dlatego system zapisuje historię operacji związanych zarówno z weryfikacją kontrahentów, jak i rachunków bankowych.
Każde sprawdzenie może zostać zarejestrowane wraz z datą i wynikiem, a historia jest dostępna z poziomu kartoteki kontrahenta.
Takie podejście wspiera dokumentowanie wykonanych czynności kontrolnych oraz proces dochowania należytej staranności.
Weryfikacja Kontrahenta działa w modelu SaaS.
Oznacza to, że Dynamics 365 wykorzystuje wyspecjalizowaną usługę odpowiedzialną za komunikację z zewnętrznymi źródłami danych.
Takie podejście pozwala efektywniej zarządzać między innymi limitami zapytań do rejestrów publicznych oraz zwiększać odporność procesu na okresową niedostępność poszczególnych źródeł danych.
Jest to szczególnie istotne w przypadku systemu ERP, w którym zewnętrzna integracja nie powinna niepotrzebnie zakłócać pracy użytkowników.
Nie każda organizacja potrzebuje identycznej polityki weryfikacji.
W jednej firmie kluczowa może być kontrola przed płatnością. W innej ważniejsze będzie automatyczne sprawdzanie kontrahenta już podczas tworzenia zamówienia lub księgowania faktury.
Dlatego rozwiązanie jest konfigurowalne.
Można definiować procesy biznesowe oraz transakcje systemowe, dla których ma być wykonywana kontrola.
Możliwe jest również wyłączenie wybranych kontrahentów lub rachunków bankowych z procesu weryfikacji.
Pozwala to dopasować mechanizm do procedur obowiązujących w konkretnej organizacji.
Najważniejszą wartością rozwiązania nie jest samo połączenie systemu ERP z kolejnym rejestrem.
Wartość pojawia się wtedy, gdy dane z Białej Listy VAT, VIES, GUS i CEIDG stają się częścią rzeczywistego procesu biznesowego.
Automatyczna weryfikacja kontrahenta może pomóc w:
Dokumentacja rozwiązania wskazuje również na wsparcie w ograniczaniu ryzyka odpowiedzialności solidarnej oraz zapewnianiu większej przejrzystości realizowanych transakcji.
Przy ręcznym modelu pracy proces może wyglądać następująco:
Dynamics 365 → Biała Lista VAT → VIES → GUS lub CEIDG → ponowne sprawdzenie danych w Dynamics 365 → zapisanie wyniku.
Każdy dodatkowy etap oznacza czas użytkownika i możliwość popełnienia błędu.
Po wdrożeniu automatycznej weryfikacji proces może zostać znacząco uproszczony:
Dynamics 365 → automatyczna weryfikacja → wynik kontroli → dalsza realizacja procesu.
Użytkownik otrzymuje potrzebną informację bezpośrednio w środowisku, w którym wykonuje swoją pracę.
Rozwiązanie jest przeznaczone przede wszystkim dla organizacji korzystających z Microsoft Dynamics 365, które:
Im większa liczba kontrahentów i transakcji, tym większe znaczenie ma automatyzacja procesu.
Tak. Rozwiązanie Weryfikacja Kontrahenta D365 SaaS umożliwia wykorzystanie danych z Białej Listy VAT bezpośrednio w procesach realizowanych w Microsoft Dynamics 365. System może sprawdzać między innymi status podatnika oraz rachunki bankowe kontrahenta.
Tak. System może zweryfikować rachunek podczas przygotowywania płatności i poinformować użytkownika, jeżeli rachunek jest nieaktywny lub niezweryfikowany.
Tak. Weryfikacja Kontrahenta wykorzystuje VIES do sprawdzania numerów VAT UE.
Tak. GUS może być wykorzystywany do weryfikacji danych rejestrowych przedsiębiorstwa, natomiast CEIDG do kontroli statusu działalności gospodarczej osób fizycznych prowadzących działalność.
Tak. Podczas tworzenia kartoteki system może wspierać uzupełnianie danych teleadresowych. Dla kontrahenta krajowego na podstawie REGON możliwe jest między innymi odnalezienie NIP oraz danych związanych z rachunkami bankowymi.
Tak. Rozwiązanie obsługuje zarówno weryfikację pojedynczą, jak i masową.
Tak. Historia kontroli kontrahenta i rachunków bankowych może być zapisywana wraz z datą i wynikiem weryfikacji.
Weryfikacja kontrahenta nie powinna być kolejnym zadaniem, o którym użytkownik musi pamiętać.
Powinna być elementem procesu.
Weryfikacja Kontrahenta D365 SaaS pozwala połączyć dane z Białej Listy VAT, VIES, GUS i CEIDG z procesami realizowanymi w Microsoft Dynamics 365.
Kontrola może odbywać się w momencie tworzenia kartoteki kontrahenta, realizacji zamówienia, księgowania faktury lub przygotowywania płatności.
W rezultacie użytkownik otrzymuje informacje tam, gdzie są potrzebne – bez konieczności przechodzenia pomiędzy systemem ERP a kolejnymi zewnętrznymi serwisami.
Retcon rozwija rozwiązania rozszerzające Microsoft Dynamics 365 o funkcjonalności potrzebne przedsiębiorstwom działającym na polskim rynku.
Weryfikacja Kontrahenta D365 SaaS może zostać skonfigurowana zgodnie z procesami obowiązującymi w konkretnej organizacji – od tworzenia kartoteki kontrahenta, przez zakupy i sprzedaż, po fakturowanie oraz kontrolę płatności.
Jeżeli Twoja organizacja korzysta z Microsoft Dynamics 365 i nadal ręcznie sprawdza kontrahentów w Białej Liście VAT, VIES, GUS lub CEIDG, automatyzacja tego procesu może znacząco ograniczyć liczbę czynności wykonywanych przez użytkowników oraz zwiększyć kontrolę nad danymi wykorzystywanymi w procesach finansowych.
Chcesz zautomatyzować weryfikację kontrahentów w Microsoft Dynamics 365?
Porozmawiaj z naszym zespołem o wdrożeniu rozwiązania Weryfikacja Kontrahenta D365 SaaS, integracji z Białą Listą VAT, VIES, GUS i CEIDG oraz dopasowaniu procesu do potrzeb Twojej organizacji.
E-mail: marketing@retcon.pl
Porozmawiajmy o Weryfikacji Kontrahenta w Dynamics 365
